Для перехода на удаленный режим работы не достаточно просто вручить сотруднику список дел — необходимо подобрать оптимальные способы взаимодействия, постановки задач и проверки результатов.

Переезд работы из офиса домой вызывает стресс, как и любое нововведение — помните, что сотрудникам понадобится время на адаптацию. Задача руководителя — помнить об этом и дать команде понять: все под контролем. Кстати, ничто так не успокаивает, как четко и грамотно организованные рабочие процессы и понимание каждого сотрудника, как ему действовать в изменившихся условиях.

Убедитесь, что у каждого сотрудника есть необходимое оборудование для бесперебойной работы. Если среди них есть те, чья техника может подвести — действуйте на опережение и предоставьте замену заранее.

Разработайте правила и нормы дистанционной работы: выберите время и дни недели для видео-совещаний сотрудников друг с другом, вами или другими руководителями. Обсуждайте стадии проектов, хвалите за успехи, делитесь советами и ставьте сроки выполнения задач. Такие конфколлы создают и поддерживают эмоциональный контакт между коллегами: когда вы видите и слышите друг друга, продуктивность взаимодействия повышается, словно вы работаете за одним столом в переговорной.

Для того, чтобы сотрудники безболезненнее втягивались в рабочий процесс из дома, разошлите памятки с советами по организации пространства:
-соблюдай график работы;
-договорись с близкими, чтобы не отвлекали в рабочее время;
-создай ритуал окончания и начала рабочего дня;
-делай перерывы, разминку для тела и глаз;
-будь на связи в течение рабочего дня.

Можете использовать наш набор подсказок или составить свою памятку.

Наиболее агрессивный способ мониторинга рабочих процессов, который мы не рекомендуем — установка специального программного обеспечения, фиксирующего действия сотрудника. Некоторые приложения фотографируют работников каждые 15 минут или делают скриншоты экрана.

Главный страх «офисных» руководителей: сотрудники не будут работать, если их не «пинать». Поэтому логично, что при переходе на удаленку может возникнуть стремление ужесточить контроль. На практике же это сработает в обратную сторону.

Вместо установки следящего ПО гораздо важнее организовать отлаженный процесс работы и научить сотрудников самоконтролю. Именно при таком подходе задачи будут выполнены в срок и с минимальными потерями производительности.

Донесите до подчиненных, что своевременный отчет по задачам избавит и их, и вас от лишних телефонных разговоров и нервотрепки. Сообщите о вашей готовности помогать в случае возникновения трудностей.

В условиях удаленки человек зачастую начинает терять грань между работой и личной жизнью. Введите правило общаться только в корпоративном мессенджере и запретите писать в личные мессенджеры по рабочим вопросам — для эффективной работы человеку необходимо отдыхать, а не быть на связи 24/7.

Совет:

Важно не количество отработанных часов, а результат работы — и это не только в случае с удаленкой. Разработайте KPI для каждой должности, отслеживайте как сотрудник справляется с задачами. Удобнее всего использовать CRM-систему или корпоративную соцсеть. Таким образом в курсе дел будете и вы, и сам сотрудник.

Мы работаем в Битрикс24 — для нас это полноценный офис для удаленной работы.

Наша самая большая проблема заключалась в большом количестве активных задач у каждого сотрудника. Для автоматизации контроля мы разработали менеджер-бота Мартина, который взял на себя заботу о поставленных задачах и сроках. Мы даже шутим, что наш бот суровее, чем начальство.

Мартин регулярно анализирует списки заданий и реакцию коллег на них, направляет уведомления о новой или «горящей» задаче как руководителям, так и подчиненным, следит за дедлайнами.

В случаях с большой загруженностью задачами, он незаменим: ни один сотрудник не забудет отчитаться и не пропустит срок сдачи проекта — сообщения от Мартина не теряются в списке уведомлений. Достаточно перейти по ссылке, оставить комментарий к соответствующей задаче — а бот уже информирует руководителя, что работа не стоит на месте.