Менеджер-бот Мартин
Установить
Как эффективно управлять задачами
в Битрикс24
Даже если у вас небольшая команда, вряд ли вам удалось избежать беспорядка в рабочих делах сотрудников. В этой статье разберемся, как наладить процесс управления задачами с помощью Битрикс24, приведем примеры из своего опыта и поделимся парочкой лайфхаков
Раскрываем возможности Битрикс24
Битрикс24 — не только CRM система, но и универсальный инструмент с доступными и бесплатными функциями. Штатные ресурсы Битрикс24 предоставляют все возможности для управления рабочим процессом, но если не ввести и не придерживаться единой системы постановки задач, можно лишь усложнить себе жизнь :)
Наводим порядок в задачах правильно

Шаг первый

Вводим регламент по правильной постановке и оформлению задач. Да, придется потратить время на разработку инструкции, но это того стоит! Что такое регламенты и как их составлять мы писали ранее

Чтобы вам было проще, мы расскажем, какие пункты обязательно должны быть в инструкции, а для примера прикрепим регламент по постановке задач, используемый у нас в компании.

Правильно поставленная задача понятна любому сотруднику, открывшему ее: с чем связана, какие действия надо выполнить, что должно быть получено в результате. Причем, для понимания этого достаточно прочесть название задачи: верно сформулированный заголовок отражает конечную цель.
Итак, обязательные пункты:
1
Заголовок с указанием целевого действия. Формула построения правильного заголовка: «Что необходимо сделать?» → предмет работы → цель работы
Например:
2
Подробное описание задачи. Чем подробнее написано условие задачи, тем точнее будет результат работы сотрудника.
3
Дата дедлайна
4
Не забудьте про ответственных, соисполнителей, наблюдателей
В Битрикс24 вы можете вести учет рабочего времени сотрудников по каждой задаче, для этого при ее создании достаточно поставить галочку в соответствующем пункте во вкладке «Дополнительно». Если вам важен этот момент — также включите его в регламент.
Скачать пример регламента

Шаг второй

Наведите порядок в таск-листе. Будьте безжалостны! Удалите все задачи, которые не отвечают требованиям регламента. Если опасаетесь, что потом могут потребоваться данные из этой задачи, то их легко можно будет восстановить, настроив поиск, выбрав в меню задач «завершенные».
Если вы не понимаете, о чем задача — удаляйте. Если перед вами задача, где не было комментариев за этот год — удаляйте.

Если задача не актуальна сейчас, но будет актуальна через месяц или год, перепишите и оформите ее в соответствии с регламентом, и отложите «на потом». В Битрикс24 для этого есть опция «отложенные задачи»: просто перенесите ее с помощью пунктов меню.

По умолчанию все задачи висят в отложенных до тех пор, пока вы не перенесете их обратно вручную. Нам было не очень удобно, поэтому мы разработали приложение «Умные отложенные задачи» — к установленной дате оно автоматически переносит задачи в активный таск-лист.

Шаг третий

Осознайте важность комментариев к задачам и донесите это до сотрудников.

Комментарии, оставляемые в процессе работы над задачей, упрощают жизнь и вам, и сотруднику. Вы — постоянно в курсе событий, знаете кто чем занят, почему притормозился процесс по тому или иному вопросу. Уровень стресса снижается и не хочется бить сотрудников палкой и грозить увольнением :) Сотрудник — избавлен от внезапных вопросов от начальства, так как отчет о его работе будет у вас прямо перед глазами в процессе работы над задачами.

Важно, чтобы работники понимали, что необходимость оставлять комментарии — не раздражающая их повинность, а диалог с вами и остальными коллегами, назначенными на задачу. Сначала ответственный сотрудник, в удобное для него время, рассказывает, что было сделано, с какими трудностями столкнулся, задает уточняющие вопросы постановщику задачи. Если приближается дедлайн, а приступить к выполнению ещё не удалось — достаточно сообщить о причине задержки и попросить передвинуть дату крайнего срока.

Оставленный вовремя комментарий по задаче снимет с сотрудника ответственность в ситуации, если работа идет не по плану.

Установите за правило отписываться по задачам, например, раз в сутки. Когда мы столкнулись с забывчивостью сотрудников, то разработали бота-менеджера Мартина, который регулярно напоминает о поставленных задачах, дедлайнах и напоминает о необходимости оставлять комментарии. Рекомендуем :)
Тогда у вас будет полное понимание о происходящих процессах, ведь ваш таск-лист перестанет пестреть непонятными, старыми или забытыми задачами, вносящими хаос и неразбериху.